Automatické zpracování přijatých faktur firmám ušetří miliony korun. Přesvědčil se o tom e-shop Mall.cz, který nyní spočítal, že díky kombinaci EDI a nástroje na zpracování faktur jen za loňský rok ušetřil 4 miliony. Po zavedení automatizace navíc přijímá většinu dodavatelských faktur v digitální podobě.

Mall.cz je společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních e-shopů v Česku, který zavedl EDI – standard pro elektronickou výměnu dokladů. S EDI řešením Orion, díky kterému mimo jiné automatizuje příjem, kontrolu a zaúčtování faktur, pracuje Mall.cz šest let. Aktuálně ho využívá 500 dodavatelů a prošlo jím 600 tisíc faktur.

„Na začátku března jsme si opět udělali vyhodnocení projektu. Vyšlo nám, že jsme na zpracování přijatých faktur ušetřili celkem 13 milionů korun, jen v posledním roce to bylo přes 4 miliony. Jde o čistou úsporu nákladů na práci účetní, po započtení všech nákladů na pořízení a chod EDI. Účetní díky tomu netráví čas rutinní prací a pracují na strategičtějších úkolech,“ říká finanční ředitel Mall.cz Jakub Chalupecký.

Mall.cz si poradí i s těmi, kteří EDI nemají

Faktury od režijních dodavatelů, kteří EDI nevyužívají, Mall.cz řeší pomocí nástroje na automatické vytěžování dat z dokladů Invoice Flow. „Invoice Flow z přijatých faktur automaticky vyčte základní údaje, aby je naši účetní nemuseli ručně přepisovat. Díky tomu jsme mohli zavést digitalizaci interního procesu schvalování objednávek a faktur, čímž jsme snížili administrativní zátěž napříč společností. Nový digitalizovaný proces nám navíc pomohl zajistit snadné a bezpečné fungování v době covidu, kdy většina zaměstnanců pracuje na home office.“ pokračuje Chalupecký.

Elektronizace pomáhá i s cash flow

Díky fakturám ve standardizované elektronické podobě mohou dodavatelé Mall.cz využít i službu Mall Invoice Financing – proplacení faktury ještě před datem splatnosti. Služba běží na platformě Platební instituce Roger a je užitečná pro obě strany.

Dodavatelé prostřednictvím Invoice Financing mohou flexibilně pracovat se svým cash flow. V případě potřeby si část faktury nechají proplatit už tři dny po vystavení, a to za podmínek často lepších než v bance.

Mall.cz díky Mall Invoice Financing šetří čas finančního manažera a účetních při administraci dřívějších úhrad a zlepšuje své vztahy s dodavateli. Vzájemná spolupráce totiž na obou stranách minimalizuje administrativní náklady.

„Když se na elektronizaci faktur podívám zpětně, šlo při našem vysokém množství dodavatelů a dokladů o projekt s rychlou návratností. Pomohl nám s tím i dodavatel Grit, který nás projektem od počátečního nastavení přes zapojování dodavatelů až po denní support uživatelů provedl a významně tím přispěl k úspěšné digitalizaci našich interních procesů,“ uzavírá Chalupecký.

 

Zdroj: Grit

Praha, 1. dubna 2021