Vybrat vhodný docházkový systém je hledáním rovnováhy mezi touhou managementu stále vidět podřízené pracovat, kontrolovat je a úkolovat na straně jedné a odstředivými tendencemi zaměstnanců na straně druhé.
Absence zaměstnanců může mít na organizaci významný dopad, a to jak z hlediska produktivity, tak finanční výkonnosti. Zatím sice nikdo proti této nakažlivé chorobě nevymyslel očkování, ale medikace zde je. Tou jsou propracované, flexibilní a uživatelsky přívětivé docházkové systémy, které využívají nejmodernějších trendů.
Podle Ústavu zdravotnických informací a statistiky ČR jsou významné rozdíly v absencích na základě povolání. Nejvyšší míru absencí z důvodu nemoci nebo úrazu mají pracovníci v oblasti prodeje a kanceláří, a to v průměru 3,5 dne zameškaných za rok. Na druhou stranu pracovníci v managementu, obchodu a finančních službách mají nejnižší míru absencí, v průměru zameškali 1,6 dne ročně. Domníváme se, že zde hraje roli řada faktorů, ale jedním z klíčových, je spokojenost v zaměstnání. Nejnižší nemocnost podle statistik mají OSVČ.
Mít celý týden 100 % práce na dálku je stále méně běžné. Nyní se stále více podniků přiklání k hybridnímu modelu. To znamená najít rovnováhu mezi osobní týmovou prací a svobodou pracovat samostatně. Zpráva časopisu Forbes předpovídá, že 81 % společností přijme tento hybridní pracovní model v roce 2025 a pracovníci generace Z jsou z něj obzvláště nadšeni.
Proto nám dovolte, abychom se krátce věnovali psychologii, než začneme s hmatatelnými docházkovými systémy. Realita je taková, že pokud se vám vaše práce prostě nelíbí, je pravděpodobnější, že budete hledat výmluvu.
Důvěřuj, ale prověřuj
Řízení docházky zaměstnanců je samozřejmostí, ale jeho správné provedení je důležité pro úspěch každé organizace. Jde o to, že docházka je měřítkem spolehlivosti zaměstnance i jeho oddanosti své práci a přímo ovlivňuje produktivitu, ziskovost a celkový úspěch společnosti.
Každý systém lze obejít. Češi jsou v tomto ohledu jistě na světové špičce. Každé nařízení vyvolá automatickou reakci. Proto by si management měl stanovit jasnou politiku docházky, aby podřízení neměli snahu o její obcházení. Jde především o: nabídku flexibilních pracovních úvazků; motivace a pobídky; pozitivní pracovní prostředí a pravidelné vyhodnocování a sledování docházky se zpětnou vazbou od podřízených. Každá represe v konečném důsledku pokulhává za dobrovolným dodržování pravidel.
Začalo to ve školce
Vše vlastně začíná již ve školním, a dokonce i předškolním věku. Nevěříte? „Sledování docházky nevyplývá jen ze zákonné povinnosti evidence pracovní doby, ale je klíčové i pro efektivním řízení podniku nebo přehled o přítomnosti dětí ve škole. Právě školní docházkové a přístupové systémy nabývají v posledních měsících na důležitosti z pohledu zabezpečení škol. Kontrola docházky umožňuje rodičům mít o dětech přehled, identifikační vstupní systémy jsou potom funkční nejen proto, že díky nim zaměstnanci školy, a případně i policie, získávají informace o tom, kdo ze studentů vstoupil do budovy. Nápomocné mohou být i při komunikaci během krizových událostí,“ říká Jan Orlický, produktový manažer školních systémů z Institutu mikroelektronických aplikací (IMA) a dodává: „Docházkové a evidenční systémy se vyplatí takřka vždy. Existují individualizovaná řešení vhodná i pro společnost s nízkým počtem zaměstnanců nebo školu menší velikosti. Administrativa spojená s dalším zaměstnancem a jeho agendou ve většině případů převyšuje dobře navržený a implementovaný systém. Cílem těchto systémů je naopak usnadnit a zefektivnit procesy navázané na evidenci docházky.“
Existuje řada systémů, které lze použít pro docházku zaměstnanců, a to za předpokladu, že vůbec nějaký systém potřebujete. Který z nich, pokud vůbec nějaký, použijete, závisí na vaší firemní kultuře, typu práce, velikosti nebo organizaci a několika dalších faktorech.
Chytrá docházka
Chytrý a moderní docházkový systém vždy využívá pokročilé technologie k automatizaci a zefektivnění procesu sledování docházky. Na rozdíl od tradičních metod, které se silně spoléhají na ruční zadávání, však pravděpodobně skončí se středními až závažnými účetními chybami. Moderní docházkové systémy využívají biometrické ověřování, AI a cloudová řešení, takže se nikdo nemusí stresovat přesností a efektivitou. Tyto systémy nabízejí bezproblémový způsob správy docházky zaměstnanců, který výrazně snižuje administrativní zátěž a zvyšuje celkovou produktivitu.
Vývoj evidenčních a docházkových systémů mění způsob, jakým podniky řídí svou pracovní sílu. Směr udává několik klíčových trendů:
+ Čas a docházka v cloudu. Jedním z nejvýznamnějších trendů časových a docházkových systémů je posun ke cloudovým řešením. Cloudová řešení pro čas a docházku nabízejí řadu výhod, včetně přístupu k datům v reálném čase, škálovatelnosti a úspory nákladů. Tyto systémy umožňují podnikům řídit svou pracovní sílu odkudkoli a zajišťují hladký chod operací i při práci na dálku. Nezanedbatelné je i šetření nákladů. Odstraněním potřeby místních serverů a údržby mohou podniky snížit své náklady na IT. Začlenění cloudového řešení může zefektivnit operace a zlepšit celkovou produktivitu. Není divu, že trh softwaru pro docházku a docházku zaznamenává prudký nárůst poptávky po těchto řešeních.
+ Mobilní sledování času. S rozmachem práce na dálku a mobilních zařízení se mobilní sledování času stalo zásadní změnou ve světě řízení pracovní síly. Zaměstnanci se mohou přihlásit a odhlásit pomocí svých chytrých telefonů, což je výhodné pro ty, kteří pracují z různých míst nebo jsou stále v pohybu. Mobilní sledování času zaměstnancům usnadňuje dodržování svých plánů a manažerům umožňuje dohlížet na produktivitu pracovní síly. Patří sem například GPS Tracking, který sleduje, že se zaměstnanci dostavují ze svých určených pracovních míst. Push Notifications, jenž připomene zaměstnanci, aby se přihlásil a odcházel a zaměstnanecká samoobsluha. Ta umožňuje zaměstnancům snadno prohlížet své plány, žádat o volno a kontrolovat odpracované hodiny, to vše ze svých mobilních zařízení.
+ Biometrické ověřování. Výrazně eliminuje podvody a pryč jsou doby, kdy jeden pracovník „píchal“ za celý kolektiv. Biometrické ověřování využívá jedinečné biologické charakteristiky, jako jsou otisky prstů nebo rozpoznávání obličeje, k ověření identity zaměstnanců. Tento systém snižuje chyby spojené s ručním zadáním, zvyšuje zabezpečení tím, že brání neoprávněnému přístupu. Zaměstnanci si často pochvalují, že si nemusí pamatovat další PIN a noci ID karty. Využití biometrických docházkových systémů je významným trendem v docházkové a časové technologii, zajišťující přesnost a bezpečnost shromažďovaných dat.
+ Řízení času s umělou inteligencí. Umělá inteligence (AI) přináší revoluci v řízení času tím, že předpovídá potřeby pracovní síly a optimalizuje plány. Systémy ovládané umělou inteligencí mohou analyzovat vzorce a vydávat doporučení ke zlepšení účinnosti. Máme na mysli například prediktivní analýza, která předví požadavky na pracovní sílu na základě historických dat. Automatizované plánování přinese optimální plány s ohledem na dostupnost a preference zaměstnanců. Poskytuje přehled o produktivitě každého jednotlivého zaměstnance a navrhuje oblasti pro zlepšení. Systémy řízení času s umělou inteligencí pomáhají firmám udržet si náskok tím, že rozhodují na základě dat a zvyšují celkovou produktivitu.
+ Integrace s HR. Integrace se systémy řízení lidských zdrojů se stává standardní funkcí pro řešení času a docházky. Tato integrace umožňuje bezproblémový tok dat mezi sledováním času a dalšími funkcemi HR, jako je mzdová politika. Výhodou této integrace je zjednodušení těchto procesů a minimalizace chyb.
Naskočit na vlnu
U řady pracovních pozic se ale už dnes řada firem spoléhá na možnost digitálního doplnění fyzické pracovní síly. Zásadní průlom přinesly technologické novinky i do oblasti bezpečnosti, odbavování osob a kontroly pohybu lidí na pracovišti. Především správa budov může zaznamenat velkou změnu. Moderní technologie dnes umí registrovat pohyb zaměstnanců, řidiče při vjezdu do areálu, spočítat návštěvníky, rozlišit pohlaví, či odhadnout věk. Využití takových digitálních zařízení najdeme v tuto chvíli především v průmyslových areálech, ale i v administrativních budovách, nemocnicích či úřadech.
Elektronická recepční dokáže tímto způsobem pokrýt komplexní správu průchodů osob po budovách, a to až ve 30 jazycích. Samotný ekonomický výsledek instalace takového zařízení je pro jednotlivé provozy dlouhodobě pozitivní. „Elektronická recepční znamená pro podnikatele až 50 % finanční úsporu oproti lidské pracovní síle. V České republice jich jsou již v provozu desítky,“ popisuje Kateřina Kulíšková ze společnosti Innovis, která na trhu nabízí inovativní systém Welcomo. První verzi produktu představila firma v roce 2018. Zásadně jej potom posunula během koronavirové pandemie.
Dvě inovativní řešení pro správu krátkodobých návštěv a vjezdů do svého areálu v Praze nedávno implementovala společnost Coca-Cola HBC Česko a Slovensko. Spoluprací s divizí Innovis od společnosti M2C byla zavedena elektronická recepční Welcomo a systém správy vjezdů a vstupů M2C LOG. Tyto digitální systémy nahradily stávající postupy, čímž výrazně zjednodušily a urychlily procesy odbavování a zvýšily bezpečnost v celém areálu. „Naším cílem bylo digitalizovat a zjednodušit procesy odbavení návštěv a vjezdů tak, aby byly maximálně intuitivní a zároveň zajišťovaly nejvyšší úroveň bezpečnosti,“ uvedl Ondrej Palatáš, business resilience manager společnosti Coca-Cola HBC Česko a Slovensko.
Elektronická recepční Welcomo umožňuje automatizovaný proces správy návštěv – od pozvání hosta až po jeho odbavení při vstupu do areálu. Zaměstnanec zadá údaje o hostu do systému a pozvaný obdrží e-mail s jedinečným PIN kódem, který slouží k rychlému odbavení. Po příjezdu host zadá PIN kód, odsouhlasí politiku ochrany osobních údajů, naskenuje svůj doklad totožnosti a seznámí se s bezpečnostními pravidly. „Celý proces se výrazně zrychlil, což snížilo nároky na manuální práci a zvýšilo bezpečnost, jelikož systém zajišťuje přehled o všech návštěvách,“ uvedl Petr Mařas, manažer ochrany majetku Coca-Cola HBC Česko a Slovensko.
Posledních několik let přineslo do podniků a pracovišť významné změny, včetně značných časových a docházkových trendů a inovací. Nyní je skvělý čas podívat se blíže na svůj čas a docházkové procesy a zvážit inovativní řešení, která mohou mít pozitivní dopad na vaše podnikání. Přesné sledování času může pomoci zmírnit chyby, omezit nesprávné platby, posílit postavení zaměstnanců a omezit čas strávený souvisejícími administrativními úkoly.
Napsat komentář