„Pokud si firma vybere, byť velmi efektivní a kvalitní docházkový systém, který ale nebude provázán s dalšími segmenty, tak neušetří ani čas pracovníků, ani náklady,“ upozorňuje Vladimír Fuchs, Ing. MBA, ředitel divize obchodu ve společnosti OKsystem, která dodává komplexní personální informační systém OKbase.
Moderní docházkové systémy zahrnují obvykle také funkce pro plánování směn. Řešení OKbase nabízí v docházkovém modulu kromě standardního plánování směn také plánování podle kapacit a burzu směn. Díky zapojení umělé inteligence se během krátké doby systém naučí plánovat směny velmi efektivně na míru daného provozu a ušetří tak vedoucím více než 60 % času.
Jaké jsou hlavní trendy v oblasti docházkových a informačních systémů, které v současné době firmy nejčastěji využívají?
Kromě technologických trendů jsou důležité potřeby a očekávání našich zákazníků. Firmy chtějí mít vyšší konkurenceschopnost a efektivitu. Snaží se nejenom digitalizovat jednotlivé procesy, ale také vybrané činnosti automatizovat. Naše softwarová řešení šetří vedoucím pracovníkům (a nejenom těm) čas trávený na rutinních činnostech. Také jim dávají k dispozici správná data ve správný čas, ve správné struktuře a umožňují jim tak dělat lepší rozhodnutí.
K trendům v docházkových systémech dále patří pokrok u používané technologie. Ať už to jsou moderní terminálová řešení nebo aplikace využívající Bluetooth či NFC.
Trendem jsou samozřejmě také cloudová řešení. Ta v posledních dvou třech letech dominují a jejich potenciál je stále ještě na začátku. My jsme byli jednou z prvních společností, které začaly cloudová řešení v personálních informačních systémech nabízet. Dnes OKbase v cloudu a s tím spojené benefity využívají na dvě stovky našich zákazníků.
Co všechno systém OKbase, který vyvinula společnost OKsystem, svým uživatelům nabízí?
OKbase patří ke špičce na trhu personálních systémů. Má za úkol pomáhat řešit personální agendu a procesy ve firmách v oblastech Nábor, Docházka, Personalistika a Mzdy. Pomáhá s digitalizací procesů a postupů. Různým úrovním uživatelů nabízí širokou škálu strukturovaných dat a výstupů. Umožňuje přenos informací mezi jednotlivými personálními procesy. Příklad: základní evidence zaměstnanců je provázaná s docházkou, s evidencí přesčasů, s jejich schvalováním a vše se propisuje do podkladů pro mzdy. Propojenost jednotlivých oblastí znamená výhodu i pokud se změní legislativa. Tu my neustále sledujeme a v systému zohledňujeme. Takto jsme v OKbase včas připravili třeba reakci na aktuální změny v zákoníku práce a zároveň s účinností změn jsme uvolňovali našim zákazníkům novou verzi OKbase. Je důležité mít nejenom dobrý informační systém, ale mít systém, za kterým je silný a prověřený dodavatel, který dokáže systém rozvíjet a reflektovat změny.
Firemní systémy provází hrozba stále častějších kybernetických útoků. Retail je mezi nejohroženějšími údajně na 4. místě. Jaká rizika hrozí v případě personálních informačních systému?
Hlavní bezpečnostním rizikem v personální práci je decentralizace provozoven. Ochrana firmy, kde všichni pracují na jednom místě, je v mnoha ohledech podstatně jednodušší než ochrana dat a informací na desítkách či stovkách provozoven. V případě personální agendy jde navíc o velice citlivá osobní data. V OKsystemu věnujeme velké úsilí zajištění bezpečnosti spravovaných dat. A to jak na úrovni kvality programovacího kódu, tak i v následných procesech. Systém by také měl být dostatečně přehledný a samozřejmě dobře auditovatelný. Někdy se uživatelé bojí mít citlivá personální data v cloudu, ve skutečnosti je to ale podstatně bezpečnější než různé kolování excelových tabulek se mzdami a podobně.
A protože bezpečnost je také vždy závislá na lidech, v rámci našeho školicího centra OKsystem nabízíme i školení v oblasti kybernetické bezpečnosti, o které se v posledních dvou letech logicky zvýšil zájem.
Jak se v případě personálních systémů uplatňuje umělá inteligence a v čem může firmě pomoci?
Využití umělé inteligence je pro nás velké téma, kterému se usilovně věnujeme. Prvky AI používáme na personálním systému OKbase už přes dva roky. V některých oblastech máme AI nasazenou standardně, někde ji pilotně zkoušíme. Delší dobu ji máme nasazenou pro oblast uzavírání docházky, kde dokážeme díky AI upozornit zaměstnavatele na případné abnormality.
Druhý prvek využití AI se týká právě retailových podniků, a to využití umělé inteligence pro plánování docházky. Při plánování směn mohou nastat dvě úskalí. První je efektivně naplánovat směny, druhé je dodržovat legislativu. Pak jsou tam ještě prvky jako různé odbornosti, které musí být na směně vždy přítomny. Vedoucí pracovník si zadá všechny atributy, které potřebuje, třeba kompetence nebo personální náklady pracovníků, a AI dokáže připravit plán směn, do kterého je schopna zahrnout i sezónnost či nestandardnosti jako jsou prázdniny, předvánoční prodeje apod. Plánování docházky je tak už pokročilou činností. My toto doplňujeme o další sofistikované prvky, které zohledňují nejen zájem zaměstnavatele, ale i zaměstnance. Nabízíme různé aplikace, velmi populární je Burza směn, kdy si zaměstnanec může vypsat období, kdy chce nebo naopak nechce vypsat směnu. Umělá inteligence na základě algoritmu vše ohlídá a připraví rozpis směn. Vše se může dít na základě algoritmu vždy ale s možností autorizace nebo zásahu vedoucího. Vše lze řídit z mobilu.
Role umělé inteligence v retailu je velice silný benefit a jsme moc rádi, že náš systém OKbase patří k nejvíce sofistikovaným na trhu.
O které z funkcionalit systému OKbase mají firmy v retailu největší zájem a co naopak firmy podceňují?
Firmy si většinou přejí systém přesně ušitý na své existující procesy. Pokud ale firma investuje do něčeho tak významného, jako je změna personálního informačního systému, tak by to měla využít jako příležitost ke změně některých zavedených procesů.
Doporučujeme koupený systém implementovat nejen technicky, ale zamyslet se nad možnou podporou změn a dostatečně proškolit budoucí uživatele nového systému. Často vidím podcenění v tom, že personální systém je ve firmě vnímán pouze jako jeden z podpůrných procesů a klíčoví manažeři nebo i řadoví vedoucí úseků nejsou dostatečně vtaženi do vlastní implementace systému. Personální záležitosti přitom ovlivňují veškeré procesy ve firmě.
Jak si systém poradí s prací v režimu home office?
OKbase poskytuje přehled, kdo právě pracuje na pracovišti a kdo z domova, ale můžeme nabídnout i řadu pokročilých funkcí. V mobilní aplikaci Terminál OKbase si mohou zaměstnanci lehce evidovat odpracovanou dobu ať už pracují kdekoliv, v případě home office dokážeme lehce zkontrolovat, jestli zaměstnanec pracoval tam, kde uvedl apod. Při práci z domova je mimořádně důležitá transparentnost všech procesů, která vytváří vzájemnou důvěru. Dobrý docházkový systém právě takovou transparentnost podporuje.
Produkty a služby, které firmám nabízíte, neustále rozvíjíte. Chystáte nějaké aktualizace a novinky, které byste chtěl představit?
Budeme dále postupovat především v tom, abychom byli silní v legislativě. Cílíme na ještě větší podporu zákazníků. Současně jsme udělali významný pokrok v elektronických podpisech, kde nabízíme řešení opět odpovídající aktuální legislativě. Jdeme i do oblasti kvalifikovaných podpisů a kvalifikovaných úložišť.
Ve druhém pololetí letošního roku jsme představili modul OKbase Intranet. Intranet dobře provázaný s personálním systémem může zjednodušit řadu klíčových procesů. Nejen sdílením informací, které se mohou týkat hlavní činnosti firmy. Prostřednictvím intranetu můžete velmi rychle vzdělávat své zaměstnance. Pro HR ředitele je důležitý při budování firemní kultury.
Rozšiřujeme využití umělé inteligence do dalších oblastí, jako je např. mzdová agenda. Bude se jednat o prvky jako jsou variabilní odměny a silnou roli AI vidíme i ve mzdovém controllingu.
V roce 2024 se plánujeme věnovat usnadnění workflow dokumentů pro zaměstnavatele, a především rozšířit podporu rychlého přístupu k podstatným informacím pro jednotlivé úrovně managementu. Od vrcholného vedení, které potřebuje mít rychlý globální přehled, až po jednotlivé vedoucí, kteří řídí chod svých oddělení.
Napsat komentář