HR systémy pomáhají efektivně naplánovat pracovní dobu zaměstnanců

Petr Panec odpovídá v OKsystemu za prodej personálních a mzdových systémů. Pro Retail News shrnuje aktuální trendy, které jako dodavatel HR systému vidí v maloobchodu.

Maloobchod je významným segmentem z pohledu počtu zaměstnanců. Způsob, jakým se zaměstnavatelé starají o své zaměstnance, je z velké části ovlivněn tím, co jim umožňují technologie.

Máte slogan spolehlivé řešení. Co si pod tím má někdo, kdo hledá HR systém představit?

Na to je nejlepší se zeptat asi těch stávajících zákazníků. Ale doopravdy jde především o to, že jakoukoliv spolupráci vnímáme jako víceletý závazek. Společně se zákazníkem věnujeme čas nastavení systému a jeho vyladění tak, aby odpovídal například propracovaným schématům odměňování, vnitřnímu kariérnímu řádu nebo vzdělávání. Dále obě strany předpokládají především udržitelnost provozu včetně automatické legislativní podpory a průběžný rozvoj. Právě v tom se na nás mohou zákazníci spolehnout. Ta odpovědnost se týká třeba i řešení nenadálých situací, jaké jsme zažili v uplynulých dvou letech. Dobrým příkladem je takřka okamžité zprovoznění podpory evidence testování zaměstnanců na COVID. Naši zákazníci získali zdarma na nezbytnou dobu propůjčenou licenci, za nastavení systému zaplatili v podstatě manipulační poplatek, 10 000 Kč. Tímto způsobem jsme už pět dnů po nabytí účinnosti nařízení dokázali usnadnit správu testování zhruba 30 000 zaměstnanců. Šablonu s potvrzením pro cesty do jiného okresu dostali naši zákazníci do systému zcela zdarma, vytvořili jsme ji přes víkend.

V předchozí odpovědi jste zmínil, že se máme zeptat stávajících zákazníků. Za kým nás v retailu pošlete?

Naše spolupráce s oběma řetězci Rewe Group je na trhu, doufám, poměrně známá. Ale na OKbase spoléhá například i Lagardere Travel Retail nebo i menší sítě jako Delmart a Travel Free. V žádném případě se nespecializujeme pouze na food retail, ale zajímavými zkušenostmi nás vybavili i další zákazníci jako Alpine Pro, K + B Expert. Za extrémně rychle rostoucí oblast považujeme e-commerce, kde pozorujeme, že úspěšní obchodníci rychle přerůstají HR řešení, která používali v začátcích. Na druhou stranu segment e-commerce je ideální jako early adopter pro řadu řešení.

Můžete dát nějaký příklad early adopter?

Například naše myšlenky se zatažením zaměstnanců do plánování směn vychází částečně i z potřeb firmy Zoot, která danou funkcionalitu nasadila jako první už před více jak dvěma lety. Stačí to jako příklad?

Určitě, děkuji. Pokud takhle máte identifikovaná specifika e-commerce, myslíte, že je něco specifického pro retail obecně?

U všech řetězců je to velké množství pracovněprávních vztahů a distribuce pracovníků v pobočkách na území celého státu. Klade to velký tlak na digitalizaci procesů a distribuci nebo spíš delegaci HR administrativy na pobočky, případně regionální manažery s tím, že samotná HR back office je vždy centralizovaná. Digitalizace těchto procesů je nutností a v 95 % případů tomu brání spíš zvyky a opatrnost zákazníků, ve zbývajících 5 % se opravdu pohybujeme na hraně legislativy. Ale o tom se dá povídat dlouho.

Co je bohužel také pravda je, že nízkopříjmové skupiny zaměstnanců jsou zasaženy exekucemi a insolvencemi. Na naší straně jsme v systému maximálně podchytili automatizaci samotného deponování a proplácení částek, nicméně mzdové účetní trápí také komunikace s exekutory. I zde hledáme cesty. V tomto případě cestou integrace s partnerem, který disponuje specializovaným právním backgroundem a vlastním technologickým řešením.

Digitalizace je nutnost? To ale slyšíme všude.

Souhlasím, že slova jako digitalizace nebo paperless jsou asi marketingově nadužívána. Řada firem ale vymění papírový formulář za digitální dokument, který nechají obíhat pořád stejným způsobem. Když tohle vidí náš šéf vývoje, tak říká, že nejlepší dokument je ten, který vůbec nevznikne. Ta myšlenka je hrozně jednoduchá. V řadě případů vzniká jen digitální obraz formuláře, jehož správně vyplnění někdo formálně kontroluje a pak teprve někdo další schvaluje. My se snažíme tu formální kontrolu na dodržení legislativních nebo firemních pravidel přenést na systém tak, aby proběhla už při vyplňování žadatelem. Zaznamenat pak schválení nebo třeba jenom seznámení se s něčím mohu dostatečně průkazně docílit prostřednictvím logování aplikace, stejně jako to každý z nás akceptuje třeba v elektronickém bankovnictví.

Ale to asi nestačí ve všech případech. Třeba taková pracovní smlouva jako dokument asi být musí ideálně i v papírové podobě?

Tohle je taková světle šedá zóna. My se téhle oblasti věnujeme docela dlouho a názory právníků se tradičně různí. Když to extrémně zjednoduším, tak jeden pracovněprávní dokument budete zatím vždy doručovat v papírové podobě, a to výpověď. Na tom se shodují úplně všichni. U pracovních smluv už je na zvážení zákazníka, zda mu benefity digitalizace pokryjí přeci jen sníženou právní jistotu uzavřeného smluvního vztahu. Čím dál více zákazníků prostě do toho rizika chce jít. Na druhou stranu třeba Prohlášení poplatníka nebo Evidenční list důchodového pojištění vzniknou jako dokument, ale nevyžadují digitální podpis, stačí dostatečné ověření uživatele systému. A tam vůbec není diskuze nad nasazením pro co největší počet zaměstnanců.

Proč je rizikové podepsat elektronicky pracovní smlouvu?

Ono to rizikové být vůbec nemusí, ale to by obě podepisující strany musely disponovat kvalifikovaným elektronickým podpisem. Upřímně, kolik procent zaměstnanců jakékoliv firmy, natož v maloobchodě, kvalifikovaným podpisovým certifikátem disponuje? Proto se hledají různé kombinace, kdy za firmu např. podepisuje pověřená osoba kvalifikovaným zaměstnaneckým certifikátem a nový zaměstnanec podepisuje na speciálním zařízení, které zaznamená jeho podpis elektronicky, ale tak, aby byl přezkoumatelný soudním znalcem v oblasti písma. Osobně si hodně slibuji od rychlého rozvoje služeb napojených na BankID. Když vezmeme v potaz, že všem zaměstnancům chodí mzda na účet, pak tady máme příležitost vybavit každého z nich důvěryhodnou digitální identitou velmi rychle. V září byla představena služba BankID SIGN, která představuje zaručený elektronický podpis bez toho, aby zaměstnanec potřeboval víc než chytrý telefon. Ještě nějakou dobu asi budou fungovat různá řešení paralelně s papírem, otázkou je i cena.

Vidíte ještě další trendy, ve kterých mohou HR systémy obchodníkům pomoci?

V poslední době se klade důraz na to, jak efektivně naplánovat a využít pracovní dobu zaměstnanců. Je to hodně komplexní tématika, kde je řada proměnných. My se snažíme rozdělit tu složitou úlohu do dvou úrovní – nastavit správně potřebné kapacity (požadavek na pracovní sílu) a v dalším kroku tyto požadavky pokrýt disponibilními směnami dle úvazku jednotlivých zaměstnanců a pravidel zákoníku práce. Stanovení potřebných kapacit může být samostatná disciplína, pro kterou existují specializovaná řešení. My jsme otevřeni importu z jiných systémů nebo potřebné kapacity nastavuje seniorní obsluha na základě zkušeností či interních pravidel obchodníka. Vytváříme nástroj, který osobě plánující směny nabídne naplnění konkrétními zaměstnanci. Zároveň se snažíme vtáhnout zaměstnance do plánování s využitím burzy volných směn nebo sbíráním jejich požadavků na preferované nebo nepreferované směny. Věříme, že tím formalizovaným způsobem může vyjít zaměstnavatel vstříc zaměstnanci, což se projeví na větší spokojenosti zaměstnance – a měli by to poznat i zákazníci na prodejně.