Spolupráce Dr. Max a OKbase začala v roce 2019. Dnes Dr. Max využívá kompletní HR řešení OKbase, tzn. moduly pro personalistiku, docházku i mzdy. Díky tomu má řadu procesů automatizovaných a šetří čas svých zaměstnanců i specialistů na personálním oddělení. Jak spolupráce probíhá přiblížil Ing. Ivan Baranec, personální ředitel společnosti Česká lékárna Holding, pod kterou Dr. Max spadá.
Proč si společnost Dr. Max zvolila právě OKbase od OKsystemu?
Původní systém už nevyhovoval ani potřebám ani struktuře a velikosti naší společnosti. Hledali jsme proto vhodnější řešení a možností na trhu bylo několik. Pro nás bylo důležité zázemí velkého a stabilního dodavatele s dobrými referencemi, silná podpora „core systému“ – tedy aktualizovaná legislativa, dlouhodobě udržitelná cena produktu a v neposlední řadě jsme vnímali vůli ze strany společnosti OKsystem produkt dále rozvíjet.
Jak dlouho trvalo nasazování jednotlivých modulů?
Implementace probíhala postupně a zohledňovala přitom naše priority. Největší výzvou byla samozřejmě příprava a nasazení core systému, který zahrnoval výpočet a zpracování mezd bez jakéhokoliv zaměstnaneckého portálu. Tomuto procesu předcházely měsíce příprav, našich analýz interních procesů a propojování systémů.
Pak jsme mohli začít nasazovat jednotlivé moduly. Čas, který to u každého zabralo, se odvíjel od jejich složitosti. Některé moduly šlo aktivovat téměř okamžitě, zatímco u jiných byla nutná širší debata o úpravách a nastavení, aby splňovaly naše očekávání a specifické potřeby.
Naostro jsme mzdy začali zpracovávat v OKbase v roce 2019. Od předloňska máme modul Dokumenty mzdové účtárny, díky kterému zpracováváme daňové dokumenty elektronicky. Letos tak proběhlo už třetí „paperless“ prohlášení poplatníka a roční zúčtování daní z příjmu. Kromě daní mohou zaměstnanci lékáren elektronicky řešit knihu jízd, pracovní cesty, hodnocení, odměňování, výplatní lístky atd.
Plánujete zavést i další funkcionality systému OKbase? Jaké?
Chceme zefektivnit a zrychlit procesy spojené s administrativou zaměstnanců a zlepšit celkovou uživatelskou zkušenost s naším systémem. Cílem je snížit administrativní zátěž, proto plánujeme rozšířit funkcionality OKbase především směrem k digitalizaci a standardizaci interních procesů.
Aktuálně se zaměřujeme na implementaci elektronického podpisu HR dokumentů. Považujeme ho za klíčový krok k dosažení bezpapírového prostředí v HR.
Dále plánujeme rozšiřovat zaměstnanecký portál, který slouží jako centrální místo pro různé uživatelské formuláře a požadavky zaměstnanců. Portál umožní zaměstnancům hlásit změny osobních údajů, žádat o různá potvrzení či změny v rámci benefitů a další administrativní úkony. Zaměstnanci tak získají jednoduchou a efektivní cestu, kterou vyřeší potřeby a požadavky, které dříve museli absolvovat po telefonu nebo e-mailem.
Jak hodnotíte podporu ze strany OKbase?
Reakce na legislativní změny, a to i na ty, které je nutné implementovat na poslední chvíli – a to se stává v poslední době často – je vynikající. Na začátku jsme měli pocit, že podpora a reakce na naše žádosti jsou pomalé. Díky otevřené komunikaci na obou stranách jsme postupně našli cestu, jak sladit své potřeby a požadavky s vývojovými strategiemi a možnostmi OKbase.
Pozitivní změnu vidíme na straně vývoje produktu, kdy „uživatelská část“ systému začíná být stejně důležitá jako systémová a administrační. Je pro nás důležité, aby program a informace byly pro naše zaměstnance přínosem, a ne komplikací.
A co vám na OKbase systému nejvíce vyhovuje?
To, že se systém vyvíjí a nabízí nám stále větší možnosti u modulů a funkcionalit, které pokrývají i naše specifické potřeby. Nové funkcionality jsme schopni využívat, protože jsou připravovány s ohledem na to, že je můžeme spravovat a přizpůsobovat svým potřebám sami.
Ceníme si také zpětné vazby, možnosti přicházet s vlastními nápady, jak systém dále posouvat, aby nám jako uživateli co nejlépe vyhovoval.
Napsat komentář