Nabídka videokonferenčních zařízení je široká. Podle jakých kritérií se ale při výběru rozhodnout?
Řešením, jak nahradit osobní kontakt při pracovních a obchodních setkáních se staly videokonference. Cesty zaměstnanců stojí čas a peníze. Streamování se pak dá využít i v situacích, které je třeba řešit přímo v prodejnách nebo v prostorách obchodních center.
Mít obchodní partnery po celém světě a síť filiálek rozprostřenou do několika zemí je dobré pro byznys, horší už pro organizaci času pracovníků managementu a rozpočet na cestovní výdaje.
První omezení pracovních cest na osobní úrovni nastalo po 11. září 2001 po teroristických útocích v New Yorku. Dalším rozhodujícím obdobím byly roky covidové pandemie, kdy vzdálené kontakty umožňovala prakticky pouze videokonferenční zařízení a streamovací služby. Jejich snadná dostupnost a kvalita nastartovala také přetrvávající boom práce na home office.
Videokonferenci lze zahájit jednoduše jako běžný telefonát. Všichni účastníci se mohou vidět tváří v tvář, stejně jako byste seděli u jednoho stolu. Během spojení mohou sdílet prezentace, ale také třeba 3D model výrobku. Stejně jako u jakékoli firemní elektronické komunikace by i v případě videokonferenčního zařízení měla ale firma dbát na to, aby bylo zabezpečené proti kyberútokům, aby jednání zůstalo mezi těmi, kterým je určeno.
Služba na míru
Důležité je určit si velikost prostoru, kde se budou videokonference konat a počet účastníků. Podle toho pak dodavatelská firma navrhne typ kamery, mikrofonu a obrazovky. Dalším parametrem pro návrh videokonference je technologická platforma a kompatibilita se systémy, s kterými se firma bude propojovat. Účastníci jednání mohou ke spojení využít svá osobní zařízení jako je chytrý telefon, tablet nebo notebook. Videokonferenci lze nejen vysílat online ale samozřejmě nahrát i na záznam.
Zaměstnance nepotřebuje mít z domácí pracovny zasedačku. V takovém případě proto stačí rozšířit počítač o profesionální příslušenství pro videokonference. Zaměstnance se může ale na dálku spojit i přes streamovací služby, ke kterým nepotřebuje žádná další zařízení. Vždy jde o to, jaké požadavky na videokonferenční jednání jeho firma má, a to jak kvalitativní, tak již zmiňované bezpečnostní.
Možností, jak vybírat videokonferenční řešení, je celá řada. Například videokonference Yealink, které nabízí společnost Joyce, jsou jednoduché na obsluhu a velmi intuitivní. Joyce připraví řešení tzv. na klíč. Nabízí také online průvodce, jak si nakonfigurovat videokonferenci podle vlastních potřeb. Díky tomuto nástroji si firma snadno navrhne nové prostory pro moderní spolupráci a komunikaci s flexibilními možnostmi video a audio zařízení.
Retail používá videokonference mezi centrálou i pobočkami
Pro obchodní řetězce je typická na jedné straně vysoká míra globalizace, na straně druhé vysoký počet poboček v jedné zemi. Není proto divu, že videokonference patří k běžným pracovním nástrojům retailerů, jak potvrdili i Martin Čivrný za Makro Cash& Carry, Tomáš Kubík za Penny Market, Jiří Mareček za Albert a Tomáš Myler za řetězec Lidl.
- Používáte v rámci firemní komunikace videokonference, při jaké příležitosti?
Čivrný: Ano, aktivně používáme kompletní balíček od Microsoft 365, na videokonference aktivně MS Teams.
Velmi aktivně komunikujeme touto formou s centrálou v Německu. Měsíční aktuality, 121 cally, updaty…
Kubík: Komunikaci prostřednictvím videokonferencí využíváme již řadu let. V minulosti jsme tímto způsobem komunikovali především s kolegy z centrály nebo z ostatních zemí, kde Penny působí. K velkému rozvoji využití videokonferencí došlo zejména v průběhu covidové pandemie, kdy z důvodu velkého podílu práce z domova či izolací byly videokonference často jedinou možností společné komunikace.
V současné době využíváme jak osobních setkání, videokonference, tak i hybridních jednání, kdy část kolegyň a kolegů se schůzky účastní osobně a část vzdáleně.
Mareček: V Albertu je využívání online akcí v kombinaci s osobními setkáními běžnou součástí pracovního života. Vzhledem k nastavené flexibilitě jsou všechna jednání přednastavena jako hybridní, to znamená, že i jednání pořádaná fyzicky nabízí vždy možnost vzdáleného připojení přes Teams. To využívají nejen kolegové pracující v ten den na home office, ale také kolegové na centrále, kteří se připojují z více míst.
Hybridní formou vysíláme také velká setkání pro stovky lidí, která pořádáme na centrále, například pravidelné Town Halls. Na tom minulém jsme měli v jednacím sále přibližně tři stovky lidí a stejný počet byl připojený online.
Myler: Ano, v rámci firemní komunikace mají v naší společnosti své místo i videohovory. Ve větší míře jsme jich začali využívat ve spojení s pandemií a nutností omezení setkání tváří v tvář.
Využíváme jich přitom nejen při komunikaci s kolegy ze zahraničí, ale také v rámci komunikace mezi jednotlivými odděleními v rámci České republiky.
- Co Vám na způsobu komunikace prostřednictvím videokonference vyhovuje a naopak?
Čivrný: Možnost připojení z PC i mobilu, oproti původním telekonferencím není nutné vytáčení, velká přesnost, kvalita obrazu, zvuku…
Kubík: Jednoznačnou výhodou videokonferencí je jejich flexibilita a časová případně i finanční úspora. Na druhou stranu videokonference nedokáží zcela nahradit osobní kontakt při jednáních, proto je z našeho pohledu vhodné fyzické jednání a videokonference vhodným způsobem kombinovat.
Mareček: Tento způsob může mít i svoje úskalí, nespornou výhodou je ovšem efektivita a rychlost.
Myler: V naší společnosti mají zaměstnanci v administrativě možnost využívat práce z domova. Videohovory tak umožňují skloubit rozdílné pracovní „režimy“. Jejich nevýhodou pak může být občasný technický problém například v podobě nestabilního internetového připojení.
Streamování pro bezpečnost zákazníků i zaměstnanců
Společnost Axis Communications uvedla letos na jaře na trh službu Axis Body Worn Live, která slouží k živému streamování dat v podobě videa, zvuku a metadat z nositelných kamer. Služba podporuje informované rozhodování operátorů na základě živého přenosu a v terénu zajišťuje vyšší bezpečnost pro samotné nositele kamer. Využití najde v různých odvětvích a profesích, jako jsou např. revizoři, zdravotníci a pečovatelé nebo třeba kurýři a číšníci. Vhodným místem pro použití jsou také prodejny a obchodní centra, kde musí zaměstnanci bezpečnostní služby řešit konflikty s nepoctivými zákazníky a v některých případech i s lidmi, kteří využívají obchodní centra jako „vhodná“ místa k přenocování nebo aplikaci drog.
Kamery jsou tak zároveň preventivním nástrojem, protože lidé se v krizových situacích chovají jinak, když vidí, že je právě snímá kamera. Ta je vybavená velkým, snadno přístupným tlačítkem, které spouští záznam jediným klepnutím. Klíčovou funkcí je zde možnost aktivovat tzv. buffer neboli přednahrávku. Tato až 90vteřinová sekvence se automaticky připojí k nahrávce ve chvíli, kdy nositel kameru zapne, což umožnuje „vrátit čas“ o minutu a půl zpět a líp tak zmapovat původ, podněty i reakce jednotlivých účastníků celé situace. Nová služba operátorům pomáhá v informovaném a rychlém rozhodování a nositelům kamer dává větší pocit bezpečí díky tomu, že se celý incident přenáší živě a operátor na centrálním dispečinku může dát instrukci nebo přivolat další pomoc.
Napsat komentář