Elektronická výměna dokladů zažívá boom

Ekonomické impulsy pro nastartování EDI komunikace v době krize dokázaly akcelerovat pozitivní zkušenosti uživatelů a nyní kromě faktur či dodacích listů probíhá v tuzemsku běžně výměna dalších dokumentů. A právě o EDI jako retailovém fenoménu hovoříme s Davidem Reichelem z CCV Informační systémy, který je architektem nejvýznamnějšího tuzemského clearingového centra Orion.

Většina našich čtenářů zřejmě ví, oč běží, nicméně přibližte i těm ostatním v laické formě co je EDI?

EDI – Elektronická výměna dokladů mezi obchodními partnery (EDI – Electronic Data Interchange) je efektivnější způsob výměny dokladů mezi obchodními partnery, který nahrazuje papír. Každá firma si dnes se svými odběrateli a dodavateli vymění desítky, stovky i tisíce obchodních nebo logistických dokladů jako jsou objednávky, faktury či dodací listy.

Každý doklad přitom vznikne v nějakém systému a končí zase v jiném systému protistrany. Na začátku i na konci je v elektronické podobě. Není tedy zbytečné přenášet jej v papírové podobě? Díky EDI probíhá tato komunikace nejen elektronicky, ale navíc naprosto automaticky, protože doklady jsou přenášeny ve standardizované podobě strukturovaných dat.

Dám jednoduchý příklad. Odběratel vytvoří ve svém informačním systému objednávku. S využitím EDI se přes zabezpečenou síť tento doklad automaticky přenese do informačního systému dodavatele, aniž by ho musel ručně přepisovat. To ušetří spoustu času, peněz, lidské práce a zároveň také minimalizuje riziko chyb.

EDI je tedy něco jako elektronická fakturace v širším měřítku?

Ano, avšak zásadním rozdílem je to, že oblast elektronické fakturace se zaměřuje pouze na fakturu, dnes asi nejznáměji v podobě PDF, a nikoliv na širší kontext obchodní komunikace. V tom má EDI obrovský náskok, neboť díky prověřeným standardům řeší komplexně procesy nad doklady odběratelsko-dodavatelského vztahu. Takže elektronická fakturace je pouze malou podmnožinou toho, čemu se věnujeme.

Pro uživatele je dobrou zprávou to, že moderní řešení pro elektronickou komunikaci nedělají v obou variantách rozdíly a dokáží se přizpůsobit jednotlivým obchodním stranám. Poradí si tudíž jak s EDI, tak PDF či jinými fakturami a veškerou spjatou agendou.

Které obchodní zprávy se tedy elektronicky posílají nejčastěji?

Když jsme v roce 2001 s Orionem a EDI službami začínali, tak všichni chtěli zprávu objednávka (ORDERS) a rozvíjelo se použití faktur (INVOIC). Dnes jsou tyto dvě zprávy spolu s avízem dodání (DESADV) prakticky standard a u nových odběratelů se obvykle všechny tyto zprávy zavádí najednou a hned. Firmy tak mají vyřešen nákup a fakturaci zboží.

V posledních letech se pak zájem soustředil na procesy spojené s logistikou, kdy jsme v Česku a na Slovensku realizovali pilotní projekty využití identifikace palet přes SSCC kódy při příjmu zboží v kombinaci s elektronickým dodacím listem přenášeným zprávou DESADV.

Další oblastí rozvoje je omezení chyb ve fakturách a zjednodušení zpracování dobropisů, které stojí třeba na rozšíření avíz příjmu (RECADV), díky kterému lze omezit počet logistických dobropisů (opravných daňových dokladů). A díky nově zaváděným zprávám jako je vratka (RETANN) lze automatizovat zpracování přijatých opravných daňových dokladů.

Kde podobné implementace probíhají? Realizují se napříč celým trhem, nebo mají některé segmenty náskok?

Tradičně je elektronická výměna dokladů nejsilnější v rychloobrátkovém sektoru či automobilovém průmyslu. Například v retailu rostlo EDI dlouhou dobu tak, že se rozšiřovala skupina dodavatelů, kteří EDI využívají pro komunikaci s největšími řetězci, jako jsou třeba Globus nebo Makro.

V další fázi se pak rozšiřovala skupina odběratelů a EDI začali využívat i tradiční obchodníci, kteří efektivně využili existující komunity svých dodavatelů, kteří už byli takzvaně EDI ready. To vytvořilo velmi silnou komunitu dodavatelů a odběratelů. EDI se v retailu stalo nejen nutností, ale jeho rozvoj je předmětem dalšího zvyšování efektivity SCM.

Ovšem již dlouhou dobu říkám a neskromně doplním, že i díky našemu řešení Orion, které funguje na nenákladném principu software jako služba, může dnes EDI využívat každý obchodník a výrobce libovolné velikosti v jakémkoliv segmentu. A týká se to jak technické stránky, tak té ekonomické, což je samozřejmě důležité. Ostatně loňský a také tento rok ukázal, že nejde o vize a proklamace, ale že je to realitou.

Můžete to konkretizovat? Pořád to zní trochu jako proklamace.

Ukázali jsme, že celý tento koncept lze i v našich podmínkách velmi rychle zprovoznit i na trhu, kde není EDI ani mezi dodavateli tak rozšířené. EDI zkusil pro komunikaci se svými dodavateli využít Mall.cz, přestože penetrace EDI u dodavatelů byla velmi malá. Praxe ukázala, že při využití know-how a vhodného řešení lze dosáhnout v krátké době skvělých výsledků v téměř panenském segmentu, kde je EDI využíváno jen výjimečně.

A další naše projekty například v Datartu nebo Alze ukázaly, že díky zkušenostem a individuálnímu přístupu je možné velmi rychle zavádět EDI i u odběratelů, a to tak, aby výsledkem byl úspěšný projekt a vysoká spokojenost na všech zúčastněných stranách.

Jsou tedy v rámci zavádění EDI nějaká omezení, pro koho je, či není vhodné?

05-002
David Reichel je uznávaným odborníkem na elektronickou výměnu dat (EDI)

Vše záleží zejména na tom, které obchodní a logistické procesy potřebujete řešit a elektronicky provázat. EDI je velmi preferováno všude tam, kde jsou zbožové faktury a kde je ročně vyšší počet faktur. Pokud potřebujete elektronicky zasílat nejen faktury, ale i další dokumenty, například objednávky, dodací listy či příjemky pak je nejefektivnější zvolit právě EDI, které se neomezuje jenom na přenos faktury, ale umí celý tento proces pokrýt elektronickými zprávami se strukturovaným datovým obsahem, a to na základě globálně rozšířeného a uznávaného standardu.

Oproti tomu například podnikatelé ve službách či živnostníci, kteří pouze fakturují, zvolí jiné cesty. Pro ně EDI začne nabývat na významu v okamžiku, kdy třeba orgány veřejné moci budou na základě evropské legislativy vyžadovat také standard, tedy takovou elektronickou fakturaci ve strukturovaných datech, která jim umožní automatizovaně načíst doklady do svých systémů.

Které další obchodní procesy plánujete do budoucna pokrýt v rámci EDI?

Předpokládám, že půjde zejména o zprávy podporující upřesňování dodávek, konkrétně v jakém množství a kdy bude objednané množství dodáno. Dále zde může být zajímavá i možnost vyjednávání podmínek. EDI dané procesy podporuje, ale český obchod tyto zprávy ještě nepřijal. Zde čekáme, zda se některý z významných hráčů, nebo dokonce více hráčů rozhodne toto zavést a jsme připraveni se zavedením zprávy pomoci. Možná se např. praktického využití zprávy jako ORDRSP dočkáme už letos.

Velký a doposud nevyužití potenciál vidím také v oblasti zalistování. Jde o dlouhodobé téma, které navzdory různým možnostem skoro všichni řeší pomocí tabulek v Excelu. Naše řešení ORION eKatalog si vybralo v loňském roce české Makro a slovenské Metro pro získání produktových dat potravinářských výrobků (v rámci řešení nařízení 1169/2011) a ukázalo se podobně jako naše EDI služby velmi snadno adaptovatelné. Snad tento příklad inspiruje i další odběratele k tomu, aby EDI rozšířili také o produktové informace.

Otázka na závěr. V rámci zavádění EDI se setkáváte s řadou zákazníků a jejich pohledů na věc. Našlo by se něco, co vás v poslední době potěšilo?

Velkou radost mi udělal menší dodavatel Mallu, který jako jeden z důvodů výběru našeho řešení uvedl to, že jsme ryze česká firma a nabízíme české řešení. V IT branži u nás působí spousta špičkových firem nebo úspěšných start-upů, ale zaujalo mne, že si někdo softwarovou službu vybírá i podle toho, kdo je jejím producentem.

Někdy mám pocit, že jsem výjimkou, která v obchodě preferuje značky a produkty, které se vyrábí v České republice, ať již jde o víno, jablka nebo jogurt. A potěšilo mne, že nás takto uvažuje více. Jeden z kolegů přešel k bance, která je česká, a podle mne je to dobrý trend.

A také velké nadnárodní firmy si ověřily, že český poskytovatel lépe zajistí specifika lokálního trhu. V poslední době je příkladem třeba zavedení přenesené daňové povinnosti. Takže když EDI, tak z Čech.

 

 

ek

Číst tento a další články v časopise Retail News…

 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *